Olá leitores! essa semana nos foi pedido para definir para vocês a diferença entre análise diplomática e análise tipológica de documentos de arquivo.
Primeiramente, é importante explicar que essas análises são importantes para que se tenha a compreensão adequada dos significado do documento na sua produção, e os fatos a ele relacionados. Hoje esses significados podem ser entendidos por aqueles envolvidos na produção do documento, mas essas análises serão importantes para aqueles que desejarem pesquisar o documento no futuro. Então, o que define cada análise e quais as particularidades de cada uma?
A Análise Diplomática consiste em identificar e caracterizar o documento isolado de forma a individualizá-lo. Os elementos mínimos a serem extraídos, são: A “denominação da espécie” (a nomenclatura designada ao documento), as características internas do documento - isso é, como está disposta e como se comporta a informação -, as características externas - por exemplo, a forma, o formato, suas dimensões, o suporte, seu gênero e os sinais de validação - e seu trâmite até o documento resultante. Esse tipo de análise não se restringe aos documentos de arquivo desde que se possa ter as informações mínimas. Portanto, mesmo que o documento mude de função ou de titular arquivístico, sua análise diplomática será a mesma. E é justamente da função do documento para seu titular arquivístico, juntamente com a sua espécie (identificada pela diplomática), que nasce a necessidade de se fazer uma análise tipológica documental.
A Análise Diplomática consiste em identificar e caracterizar o documento isolado de forma a individualizá-lo. Os elementos mínimos a serem extraídos, são: A “denominação da espécie” (a nomenclatura designada ao documento), as características internas do documento - isso é, como está disposta e como se comporta a informação -, as características externas - por exemplo, a forma, o formato, suas dimensões, o suporte, seu gênero e os sinais de validação - e seu trâmite até o documento resultante. Esse tipo de análise não se restringe aos documentos de arquivo desde que se possa ter as informações mínimas. Portanto, mesmo que o documento mude de função ou de titular arquivístico, sua análise diplomática será a mesma. E é justamente da função do documento para seu titular arquivístico, juntamente com a sua espécie (identificada pela diplomática), que nasce a necessidade de se fazer uma análise tipológica documental.
Fazer uma Análise Tipológica significa compreender o documento dentro da organicidade do arquivo. Para que se entenda o tipo de determinado documento é necessário que se entenda a função do documento para seu produtor ou titular arquivístico, e também uma análise diplomática pronta. O tipo documental é , portanto, a soma do documento analisado diplomaticamente (espécie, forma, formato, dimensões,suporte,gênero e sinais de validação) com a sua função arquivística.
O resultado dessas análises se dará em um dos mais importantes instrumentos da Arquivologia: O plano de classificação. Essa ferramenta de gestão documental, será responsável por organizar os documentos por seus tipos documentais e, de maneira mais elaborada, hierarquizá-los e numerá-los.
Esperamos ter ajudado a aumentar a compreensão de vocês sobre o assunto. Até o próximo post!
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