Oficina Virtual

Olá pessoal!

Queremos agradecer a todos que visitaram nossa oficina presencial!
 Esperamos que tenham gostado!

Infelizmente, sabemos que muitas pessoas não puderam comparecer. Pensando em vocês, criamos então, uma oficina online, onde vocês poderão ter um gostinho de como foi nossa oficina presencial.

O foco do grupo Cinemarq é mostrar como a arquivologia e as análises realizadas em sala de aula desempenham um papel essencial na organização dos arquivos produzidos pela empresa fictícia Cinemarcos.

Nossa oficina é divida em 5 partes: Primeiramente, uma introdução ao grupo e ao trabalho. Nessa parte, também é um momento de conceituação da arquivologia e do documento de arquivo. Em segundo, explicamos as analises diplomáticas e tipológicas, usando de exemplo, analises realizadas em documentos aqui na Cinemarcos. A terceira parte, é onde podemos explicar mais sobre as analises e salientar sua importâncias para a organização de arquivos. A quarta parte é a vez de  explicarmos a classificação documental, como resultado das analises previamente apresentadas. Por ultimo, testamos o conhecimentos dos espectadores sobre alguns documentos apresentados em cinemas. Confiram abaixo, cada uma das etapas de nossa oficina!

1ª Parte

Introdução

Objetivos da 1ª parte:
Introduzir a pessoa ao grupo e ao trabalho  a ser apresentado
Ambientar a pessoa com o curso de arquivologia
Conhecer o que é documento de arquivo e os documentos do grupo
Traçar uma relação da arquivologia com o cinema

Sabemos que um Cinema, assim como qualquer instituição, produz muitos arquivos. Mas como a arquivologia propõe organizar os arquivos de um cinema?

Primeiramente, a arquivologia é uma disciplina cientifica que estuda a gestão documental,organização e recuperação da informação produzida por uma pessoa física ou jurídica no decorrer de suas atividades.. O documento de arquivo é aquele documento que guardamos para prova, ou seja, possui valor probatório.
Pensemos em um DVD que temos em casa. Ele pode ser considerado um documento, pois carrega uma informação em um suporte, porém, se você precisar provar que o DVD te pertence, somente o DVD te bastaria? Nesse caso, precisaria da apresentação da nota fiscal, que pode garantir que você adquiriu o DVD e ele agora é seu. Pois bem, nesse caso, pode-se entender a nota fiscal com documento de arquivo, pois a mesma tem valor de prova.

Um DVD e sua respectiva nota fiscal usado na oficina

Crédito:

Suely Alencar

Para explicar como funciona a organização de arquivos de cinema, nós criamos nosso próprio cinema. Nosso cinema se chama Cinemarcos e com ela produzimos alguns documentos de arquivo, como cartazes, notas fiscais e ingressos.Confira abaixo os arquivos da Cinemarcos (é só passar pro lado ou clique para acessar o álbum de foto):

Agora como se organiza essa documentação? E em um grande cinema com uma grande produção desses documentos? Como organizar tudo e saber o que realmente devemos guardar? Como recuperar esses documentos? É o que vamos aprender nas próximas partes.

2ª Parte
Análise diplomática e Tipológica
Objetivos da 2ª parte:

Conhecer a diplomática e a tipologia documental e 

Aprender a fazer análise diplomática e tipológica nos modelos Lopez

O primeiro passo para organiza algo, seja o que for, é conhece-lo. Desta maneira, a arquivologia propões duas análises documentais para maior conhecimento do arquivo. Primeiramente, temos a Análise diplomática.

 Nessa análise, precisamos coletar o nome do documento, sua forma, que pode ser cópia ou original, seu formato e suas dimensões, e para este tópico cada documento tem seu formato e suas dimensões a serem explorados pelo analisador. Também é necessário analisar se o documento está em suporte físico ou digital. O gênero do documento também precisa ser especificado, e diz respeito a formatação da informação, podendo ser audiovisuais,bibliográficos, cartográficos, eletrônicos, filmográficos, iconográficos, e textuais. Por último, temos o elemento de validação, que diz respeito aos sinais de validação que tornam o documento autêntico. Podem ser selos, carimbos, assinaturas, marcas d’água, timbres, logomarcas etc. No universo dos documentos digitais existem ainda sinais ocultos, apostos como metadados. Os nossos documentos são exemplos de documentos validados por metadados gerados no caminho que o documento fez, desde sua criação até sua publicação no blog. é importante citar que a análise diplomática pode ser feita em qualquer documento, não necessariamente de arquivo.

Já a Análise tipológica visa contextualizar os documentos dentro das atividades da organização, chegando na tipologia documental. A tipologia é a junção da análise do elemento especie (nome do documento) e a sua função (o por que ele existe e do que ele é prova). Para aprender mais sobre analise diplomática e tipológica, clique aqui.
Confira abaixo as respectivas análise feita de 2 documentos do fundo Cinemarcos:

Análises usadas na oficina para explicar diplomática e tipologia documental

3ª Parte

Importância da analise diplomática e tipológica para a arquivologia

Objetivos da 3ª parte:

Salientar a importância de se conhecer e organizar acervos

Introduzir o conceito de autenticidade explicar importância através de exemplos

Introduzir a classificação como resultado das análises

A análise diplomática e tipológica são muito importantes para organizar os documentos de arquivo, pois as mesmas ajudam a conhecer o documento. Se fizermos uma comparação, a análise diplomática seria como quando você conhece uma pessoa e você olha as caraterísticas físicas dela. Nome, cor do cabelo, altura estilo. Da mesma maneira, a Diplomática é o instrumento da arquivologia para conhecer as características e o nome do documento. Uma função muito importante e muito antiga da diplomática é verificar a autenticidade dos documentos. A autenticidade do documento diz respeito a sua qualidade de ser confiável. Alguns elementos como a assinatura, selos, carimbos e etc podem ser o que garante essa autenticidade. É importante estabelecer a diferença entre autenticidade e veracidade. Um jeito interessante de explicar isso é a carteirinha estudantil e o comprovante de matrícula, apresentados muito em cinemas. Uma carteirinha tem diversos elementos que validam sua autenticidade (o carimbo, o código de barras e o qrcode no comprovante impresso do portal). Já a veracidade diz respeito ao dados dentro do documento (data de nascimento, nome, etc) que podem ser reais e verdadeiros ou não. Importante salientar que a veracidade não interessa a arquivologia, e sim ao produtor do documento. Para aprofundar seus conhecimentos sobre autenticidade e veracidade, clique aqui.

A análise tipológica dá sentido ao documento, quando lhe atribui uma função. Em nossa comparação de quando conhecemos alguém, a análise tipológica seria conhecer o que a pessoa faz, qual sua função no trabalho, na família, etc. Quando se entende a função do documento para seu criador, é possível contextualiza-lo. Saber a história e o propósito do documento é o primeiro para começar a organizar a informação. Se pensarmos nas análises como uma equação, o resultado delas seria a tipologia documental, o nome próprio do documento. Conhecendo o acervo desta maneira, começa então o processo de organização. Esse passo consiste em classificar os documentos. Vamos então falar sobre como funciona essa classificação na próxima parte.

4ª Parte

O Plano de Classificação

Objetivos da 4ª Parte:

Explicar o plano de classificação (conceito e exemplo)

Explicar as séries documentais como resultado da análise diplomática e tipológica

Assim como classificamos animais, desde vertebrados a invertebrados, ou classificamos até mesmo frutas e vegetais, também classificamos documentos. A classificação documental é o processo intelectual de organização dos arquivos, e com ela, se pode organizar os documentos fisicamente.

Para se fazer um plano de classificação, é necessário, antes de tudo, conhecer o acervo, e por isso se torna imprescindível fazer as analises diplomática e tipológica. Quando se tem a tipologia documental de todos os documentos do acervo, se pode começar a classificar.

Para se entender melhor, vamos explicar como classificamos os documentos aqui na Cinemarcos.

Plano de classificação funcional usado na oficina

Esse primeiro modelo, se chama "Plano de classificação funcional", porque organiza de acordo com as funções dos arquivos.  Aqui temos os documentos da cinemarcos divididos em 3 grandes grupos, que são tecnicamente chamados de  “funções arquivísticas”. Isso por que eles refletem grandes funções de grupos de arquivos, por exemplo no nosso acervo temos registro de publicidade, controle de pessoal e controle de vendas. Dentro dos grandes grupos, colocamos os documentos, de acordo com sua tipologia (resultado das análises na 2ª parte). Dentro dos grupos das funções, colocamos documentos que se assemelham em função, mas tem um nome diferente de cada um, criando as “séries documentais” (por exemplo, "cartaz de publicidade" e "tabelas de preço".

Plano de classificação estrutural usado na oficina

Nós também podemos usar esse segundo modelo, chamado de "Plano de classificação estrutural". Isso porque o mesmo organiza os arquivos de acordo com o organograma da instituição. Podemos observar que aqui na Cinemarcos nós temos o "Departamento de Publicidade", o "Departamento de Recursos Humanos" e o "Departamento de Vendas". Cada setor tem suas funções e as suas tipologias documentais.

Esse segundo método pode se aplicado em instituições e organizações, enquanto o primeiro, se aplica tanto para isso, quanto para arquivos pessoais. Esses modelos de organização feitos pela tipologia documental são mais efetivos, pois, depois de saber a tipologia documental, não existe muitos caminhos e muitas interpretações e é possível fazer uma classificação correta.

Em conclusão, esse é o jeito que a arquivologia organiza os arquivos, e os documentos do nosso cinema são organizados da mesma maneira. Como falamos no começo, não importa se temos 10 ou 1 tonelada de documentos, é possível organizar e usar o documento para provar uma ação.

Confira abaixo o nosso folder com as informações da oficina para imprimir em casa. Para fazer o download do material, clique aqui.

5ª Parte

Hora de testar a memória!

A identidade estudantil e o comprovante de matrícula é algo que não pode faltar na mão do aluno da UnB na hora de ir em cinemas para garantir o direito de meia-entrada. Na 3ª parte, foi falado dos elementos que garantem a autenticidade desses documentos, como o carimbo, o código de barras e QR code no comprovante impresso pelo Portal. Mas, está na hora de testar sua memória! Quais são os seus dados pessoais encontrados da identidade estudantil e no comprovante de matrícula? E onde eles se encontram no documento?

Para testar a memória dos espectadores, criamos 2 modelos dos documentos, porém, com todos os campos em branco. Será que você consegue acertar?

Modelo de Identidade Estudantil fornecida na oficina

Modelo de Comprovante de Matrícula fornecido na oficina

Será que você consegue lembrar? 

Infelizmente não tem como premiar aqui na oficina online, mas tenta ai, e depois confere com a sua original. Eai, acertou? Comente nos comentários do post aqui embaixo.



Um pouco da nossa oficina Presencial!
Vamos falar de como foi nossa oficina presencial super legal?

Alem de falar dos conteúdos acima, também foi um momento de descontração e de aprendizado para todos!
Tinha pipoca para todo mundo além de um sorteio valendo 1 ingresso+acompanhante para assistir um filme em um cinema de verdade rsrs.

Também tivemos de lembrancinha, pra ninguém nunca mais esquecer o que é arquivologia e o que são os documentos de arquivo. Confira abaixo os marcadores de página super legais que distribuímos:

Frente do marcador de página: um ingresso fictício a nossa oficina

Parte de trás do marcador de página, com conceitos de arquivologia e documento de arquivo

Esperamos que tenham gostado da nossa oficina!

E o nosso obrigado a todos que foram visitar a gente na oficina presencial!

Confira as fotos da oficina presencial abaixo (é só passar pro lado ou clique para acessar o álbum de foto):

Crédito:
Suely Alencar
Paulo Tarcíso